この記事はこんな方にオススメ！
- 誤配信してしまった！でも、まず何をすべきかも分からない！という方
- お詫びをする際の対象者をどのようにセグメントするか知りたい方
- お客様へお詫びをするとき、どのようなお詫びの仕方があるか知りたい方
＜概要＞
- もしメールの誤配信をしてしまったら…
- 『誤って配信してしまった！』ときの全体フロー
- カスタマーリングス上で対象人数を確認する
- 誤配信の事例ケース
- さいごに
もしメールの誤配信をしてしまったら…
メール配信を意図しない設定で配信されてしまった…
異なる対象者を指定してしまい、送るべきでない人に配信されてしまった…
件名や内容を誤った表記で配信されてしまった…
メール配信をしていると上記のようなケースが、どんなに気をつけていても発生することがあります。
そんなときは落ち着いて、手順に沿って確認をおこないましょう。
『誤って配信してしまった！』ときの全体フロー
1.何が誤っているかを確認する
まずは何を誤ってしまったのか、具体的な内容を確認しましょう。
対象者・記載のURL・本文や件名の文言が主なケースとして考えられます。
2.誤配信による影響を確認する
発生する影響によってこの後の対応が決まるため、
1で確認した内容によって、どのような影響が発生しているのかを確認しましょう。
3.影響のあった対象者、人数を確認する
具体的な対応を検討するため、
誤配信によってどんな方にどのくらい影響があったか確認しましょう。
カスタマーリングス上の確認方法につきましては、
下記記載の『カスタマーリングス上で対象人数を確認する』をご参照ください。
4.お詫びメール配信、対応内容の検討をする
確認した結果から、お詫びメールを配信やそれに加えたお電話や
お詫びの品やポイントを送るのか検討します。
お詫びメールの文面につきましては、下記記載の『誤配信の事例ケース』をご参照ください。
カスタマーリングス上で対象人数を確認する
カスタマーリングス上で誤配信をしてしまった場合、
配信された人数、お詫びをしなければいけない人数を確認することができます。
どのように対象人数を確認するのか、
グループ条件を使った方法をお伝えします。
方法①誤配信したメール送信者を抽出する
グループ条件内の『メール配信状況』を使い、
誤配信がされた特定のメール配信済顧客を抽出します。
※開封者も抽出可能です。
方法②URLをクリックされた方を抽出する
グループ条件内の『URLクリック状況』を使い
特定のメール配信本文内に記載されているURLがクリックされた顧客を抽出します。
方法③上記セグメントから配信をして問題なかった人を除く
グループ条件内の『その他グループ』を使い、
送信しても問題なかった人を除き、誤配信してしまった顧客を抽出します。
誤配信の事例ケース
上記を踏まえて、具体的な事例ケースから
どのような文章で配信されているかご紹介します。
文章の構成例
状況の説明や何に対してお詫びをしているか明確に記載をし、
原因や対策についても分かりやすく記載いたします。
ケースA）対象者の誤り
<概要>
本来配信すべき対象者と異なる対象者に配信してしまった
＜誤配信による影響＞
配信拒否されている顧客に対して配信されてしまい
混乱を招いてしまった
＜お詫びメール例＞
ケースB）遷移先URLの誤り
＜概要＞
メール本文記載のURLに誤りがあった
＜誤配信による影響＞
関係のないURLに飛んでしまい
本来訴求したい内容が訴求できなかった
＜お詫びメール例＞
ケースC）文言の誤り
＜概要＞
メール本文や件名を誤った文言で配信してしまった
＜誤配信による影響＞
本来と異なる内容でご案内してしまい、
誤解を招いてしまった
＜お詫びメール例＞
さいごに
以上が、誤配信に対して焦らず対応する手順とメール本文の事例紹介でございました。
とはいえ、誤配信を発生させないために、日頃からテスト配信やダブルチェックの実行は
欠かさないようにしましょう。
ライター：奥村